Urlaubsanspruch berechnen: Teilzeit, Teiljahr, Minijob, mit Beispielen

Die Grundregel: 24 Werktage, nicht 24 Arbeitstage

Das Bundesurlaubsgesetz gibt jedem Arbeitnehmer mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr (§ 3 BUrlG). Der Haken steckt im Wort: Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also Montag bis Samstag. Das Gesetz rechnet mit einer Sechs-Tage-Woche.

Wer fünf Tage pro Woche arbeitet, hat deshalb nicht 24, sondern 20 Arbeitstage Urlaub. Die Umrechnung ist immer dieselbe:

Urlaubstage = 24 × Arbeitstage pro Woche ÷ 6

Arbeitstage pro Woche	Gesetzlicher Mindesturlaub
6	24 Tage
5	20 Tage
4	16 Tage
3	12 Tage
2	8 Tage
1	4 Tage

Das ist der Mindestanspruch. Arbeitsvertrag und Tarifvertrag geben meist mehr, im Einzelhandel je nach Bundesland und Betriebszugehörigkeit oft 30 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche. Was im Vertrag steht, gilt, sobald es über dem Gesetz liegt. Schwerbehinderte Menschen bekommen fünf Arbeitstage zusätzlich (§ 208 SGB IX).

Teilzeit: Tage zählen, nicht Stunden

Der häufigste Irrtum bei Teilzeitkräften: den Urlaub nach Stunden zu kürzen. Wer an fünf Tagen je vier Stunden arbeitet, hat denselben Anspruch in Tagen wie die Vollzeitkraft, also 20 Tage. Ein Urlaubstag ist bei ihm nur kürzer. Gekürzt wird der Urlaub erst, wenn die Person an weniger Tagen pro Woche arbeitet.

Zwei Beispiele aus einer Filiale mit 30 Tagen Tarifurlaub bei einer Fünf-Tage-Woche:

• Verkäuferin, Montag bis Freitag je 5 Stunden: 30 Tage.
• Aushilfe, nur Donnerstag und Samstag: 30 × 2 ÷ 5 = 12 Tage.

Bei unregelmäßigen Wochen (mal drei, mal fünf Tage) nimmt man den Durchschnitt über einen längeren Zeitraum, meist das Jahr: Arbeitstage im Jahr ÷ 52 ergibt die Arbeitstage pro Woche, die in die Formel gehen.

Minijobber sind Teilzeitkräfte wie alle anderen. Der 450-Euro-Job von früher und der Minijob von heute geben denselben Urlaubsanspruch pro Arbeitstag wie ein Vollzeitvertrag. Wer das nicht zahlt, schuldet den Urlaub nach.

Teiljahr: ein Zwölftel pro vollem Monat

Wer nicht das ganze Jahr im Betrieb ist, bekommt Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses (§ 5 BUrlG). Volle Monate zählen, angefangene nicht. Wer am 15. März anfängt, sammelt ab dem 15. März bis 14. April den ersten vollen Monat.

Dazu kommt die Wartezeit: Der volle Jahresurlaub entsteht erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit (§ 4). Daraus ergeben sich drei Fälle:

1. Eintritt im Laufe des Jahres. Bis zum Ende der Wartezeit ein Zwölftel pro vollem Monat. Wer am 1. April anfängt, hat die Wartezeit am 30. September erfüllt und bekommt für das Jahr 9/12 des Jahresurlaubs: bei 20 Tagen sind das 15 Tage.
2. Austritt in der ersten Jahreshälfte (bis 30. Juni), Wartezeit erfüllt: ein Zwölftel pro vollem Monat. Austritt am 31. Mai: 5/12 von 20 Tagen = 8,33 Tage.
3. Austritt in der zweiten Jahreshälfte, Wartezeit erfüllt: der volle gesetzliche Jahresurlaub. Wer am 31. Juli geht, hat Anspruch auf alle 20 gesetzlichen Tage, auch wenn der Vertrag für den übergesetzlichen Teil eine Zwölftelung vorsieht.

Rundung: Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf volle Tage aufgerundet (§ 5 Abs. 2). Die 8,33 Tage von oben bleiben also 8,33, denn der Bruchteil liegt unter einem halben Tag; 8,5 würden zu 9. Viele Tarifverträge runden großzügiger, und nichts hindert Sie daran, freiwillig aufzurunden. Abrunden dürfen Sie nicht.

Was vom Teilurlaub nicht genommen werden kann, wird beim Austritt ausgezahlt (§ 7 Abs. 4 BUrlG), berechnet nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen.

Wann Urlaub verfällt, und warum meist nicht

Urlaub gehört ins laufende Kalenderjahr. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich, und dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3). So weit das Gesetz.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Regel 2019 entschärft (Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15, im Anschluss an den Europäischen Gerichtshof): Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber die Person vorher konkret aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und klar auf den Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaub bestehen, auch über Jahre.

Für die Filialleitung heißt das: Einmal im Herbst jede Person schriftlich auf den Resturlaub und den 31. Dezember hinweisen. Ein Satz in der Mitarbeiter-App reicht, wenn er nachweisbar ist.

Erkrankt jemand im Urlaub, zählen die attestierten Krankheitstage nicht als Urlaub (§ 9). Und wer lange krank ist, verliert den Urlaub des Jahres erst 15 Monate nach Jahresende, also am 31. März des übernächsten Jahres.

So rechnen Sie in drei Schritten

1. Wochenmuster festhalten: an wie vielen Tagen pro Woche arbeitet die Person? Nicht wie viele Stunden.
2. Jahresanspruch umrechnen: Vertrags- oder Tarifurlaub × Arbeitstage ÷ die Wochenbasis des Vertrags (6 beim Gesetz, meist 5 im Tarif).
3. Teiljahr anwenden: ein Zwölftel pro vollem Monat bei Eintritt oder Austritt, halbe Tage aufrunden, Wartezeit und Jahreshälfte beachten.

Der Urlaubsrechner macht die ersten beiden Schritte für eine Person in dreißig Sekunden. Für ein ganzes Team über das Jahr, mit Ein- und Austritten, Krankheit und Resturlaub, ist das eine Aufgabe für die Software, die auch den Dienstplan führt: Dann steht der Urlaub gleich im Plan, und die Filiale ist am Samstag nicht überrascht. Wie Urlaub und Abwesenheiten im Handel sauber laufen, steht in Urlaub und Abwesenheiten im Einzelhandel.