Dienstplan im Einzelhandel: Regeln, Modelle und die Fehler, die jeden Monat passieren

Was das Gesetz für den Dienstplan im Einzelhandel vorschreibt

Bevor Sie die erste Schicht eintragen, lohnt ein Blick auf die fünf Regeln, an denen im Handel die meisten Dienstpläne scheitern. Sie stehen alle im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und gelten unabhängig vom Tarifvertrag.

Acht Stunden am Tag, zehn im Ausnahmefall (§ 3 ArbZG). Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Zehn Stunden sind nur erlaubt, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag herauskommen. Eine Inventurwoche mit vier Zehn-Stunden-Tagen ist also möglich, sie muss aber im Halbjahr wieder ausgeglichen werden.

Pausen nach Dauer der Schicht (§ 4 ArbZG). Ab mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden, und niemand darf länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause arbeiten. Eine 6:15-Schicht braucht also schon die halbe Stunde.

Elf Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG). Zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten liegen mindestens elf ununterbrochene Stunden. Für Gaststätten und einige andere Bereiche erlaubt das Gesetz eine Verkürzung auf zehn Stunden, der Einzelhandel gehört nicht dazu. Wer am Samstag bis 20:30 Uhr die Kasse abschließt, kann am Montag nicht vor 7:30 Uhr die Filiale aufschließen; mit Aufräumen und Wegzeit wird es in der Praxis später.

Sonntag (§§ 9 bis 11 ArbZG). Grundsätzlich herrscht Sonntagsruhe. Verkaufsoffene Sonntage regeln die Ladenöffnungsgesetze der Länder, je nach Bundesland eine Handvoll Termine im Jahr. Wer an einem solchen Sonntag arbeitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag, und mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen für jede Person frei bleiben.

Aufzeichnung (§ 16 ArbZG, MiLoG, BAG). Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber gilt nach § 17 Mindestlohngesetz mehr: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags, spätestens am siebten Kalendertag danach festgehalten. Und seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist die Erfassung der gesamten Arbeitszeit Pflicht für alle Beschäftigten. Ein Dienstplan ist kein Nachweis der geleisteten Zeit, er ist die Absicht. Was zählt, ist die Zeiterfassung daneben.

Der Tarifvertrag des Einzelhandels Ihres Bundeslandes legt darüber die Wochenarbeitszeit fest, in den meisten Ländern 37,5 Stunden, dazu Zuschläge für Spätöffnung, Samstag und Sonntag. Was dort steht, gilt, wenn es günstiger ist als das Gesetz. Wie Sie ihn lesen, steht in Tarifvertrag im Einzelhandel: was Sie prüfen sollten.

Wann der Dienstplan stehen muss

Eine allgemeine gesetzliche Ankündigungsfrist gibt es nicht. Der Arbeitgeber verteilt die Arbeitszeit nach billigem Ermessen (§ 106 Gewerbeordnung), und ein Betriebsrat bestimmt bei Lage und Verteilung der Arbeitszeit mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 Betriebsverfassungsgesetz). Zwei Ausnahmen sind klar geregelt:

• Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG): Die Lage der Arbeitszeit muss mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden, sonst muss die Person nicht kommen. Ist keine Wochenstundenzahl vereinbart, gelten 20 Stunden als vereinbart.
• Jugendliche unter 18 (JArbSchG): höchstens acht Stunden am Tag und 40 in der Woche, 30 Minuten Pause ab viereinhalb Stunden, 60 Minuten ab sechs, und in der Regel keine Arbeit nach 20 Uhr.

In der Praxis hat sich eine Frist von zwei Wochen bewährt. Nicht weil ein Paragraf sie verlangt, sondern weil ein Team, das seine Schichten kennt, weniger tauscht, weniger krank ist und pünktlicher kommt.

Den Wochenplan um die Kundschaft herum bauen

Der Fehler, den fast jede Filiale macht: Der Dienstplan wird von den Verfügbarkeiten des Teams aus gebaut, nicht vom Kundenaufkommen. Das Ergebnis sind drei Verkäuferinnen am Dienstagvormittag und eine allein am Samstag um 15 Uhr.

Drehen Sie es um. Nehmen Sie die Kassenbons oder die Kundenzähler der letzten acht Wochen und tragen Sie pro Wochentag und Stunde ein, wie viel los war. Daraus entstehen drei Blöcke:

1. Öffnen und schließen. Eine Person kommt vor der Öffnung (Kasse, Ware, Licht), eine bleibt nach Ladenschluss. Im Handel sind das meist zwei verschiedene Personen, sonst reißt die Elf-Stunden-Regel.
2. Die Stoßzeit. Samstag 11 bis 17 Uhr, im Lebensmittelhandel zusätzlich der Feierabend ab 17 Uhr, in der Innenstadt die Mittagspause. Hier stehen alle Hände auf der Fläche, keine Inventur, keine Schulung, kein Bürotag.
3. Die ruhigen Stunden. Dienstag- und Mittwochvormittag. Hier gehören Warenannahme, Umbau, Bestellungen und die Pausen der Vollzeitkräfte hin.

Wer so plant, stellt fest, dass die Vollzeitkraft mit 37,5 Stunden nicht fünf gleich lange Tage braucht. Zwei lange Tage in der Stoßzeit, drei kürzere in der Woche, und der Samstag im Wechsel, damit niemand jeden Samstag steht.

Die drei Dienstplanmodelle, die im Handel funktionieren

Rollierender Plan. Jede Person hat ein festes Wochenmuster, das sich alle zwei bis vier Wochen wiederholt, mit rotierendem Samstag. Der große Vorteil: Das Team weiß Monate im Voraus, wann es frei hat. Passt zu Filialen mit stabiler Kundschaft.

Kern plus Flex. Vollzeitkräfte tragen ein festes Grundgerüst, Teilzeit- und Aushilfskräfte füllen die Stoßzeiten. Der Standard in Modehandel und Drogerie. Verlangt Disziplin bei der Abruf-Frist von vier Tagen.

Geteilter Dienst. Vormittag und Feierabend, mit langer Pause dazwischen. Rechtlich zulässig, im Team unbeliebt, und nur sinnvoll, wenn die Ruhezeit und die Pausenregel trotzdem eingehalten werden. Für Auszubildende und Jugendliche ausgeschlossen.

Welches Modell auch immer: Schreiben Sie die Pause in den Dienstplan. Eine 9-bis-18-Uhr-Schicht ohne eingetragene Pause sieht nach neun Stunden aus, ist aber achteinhalb, und genau diese halbe Stunde fehlt am Monatsende im Stundenkonto, wenn die Zeiterfassung sie abzieht und der Plan sie nicht kennt.

Wo Dienstpläne im Einzelhandel reißen

Fünf Situationen, die in fast jeder Filiale einmal im Monat vorkommen:

• Der Krankheitsfall am Samstagmorgen. Wer springt ein, ohne dass jemand über zehn Stunden kommt oder die Ruhezeit reißt? Wenn der Plan nur auf Papier existiert, weiß es niemand. Ein Plan, den das ganze Team auf dem Handy sieht, löst das in fünf Minuten, ohne WhatsApp-Kette.
• Der Tausch unter Kollegen. Zwei Verkäuferinnen tauschen Freitag gegen Montag. Legitim, aber nur, wenn die Filialleitung es sieht, sonst stimmt die Zeiterfassung nicht mehr mit dem Plan überein.
• Die verlängerte Schicht. Um 18:45 Uhr kommt noch eine Lieferung, die Kollegin bleibt bis 19:30 Uhr. Aus sechs Stunden werden sechseinhalb: Jetzt hätte eine Pause hineingehört.
• Der Minijobber über der Grenze. Zusätzliche Schichten in der Vorweihnachtszeit schieben den Monatsverdienst über die Geringfügigkeitsgrenze. Der Dienstplan muss die Stunden pro Person und Monat zeigen, nicht nur pro Woche.
• Der Sonntag ohne Ersatzruhetag. Der verkaufsoffene Sonntag wird geplant, der freie Tag innerhalb von zwei Wochen vergessen.

Diese Fälle finden Sie nachträglich in der Zeiterfassung, wenn Sie Glück haben, und beim Prüfer, wenn nicht. Ein Dienstplan, der die Regeln beim Eintragen prüft, zeigt sie vorher an.

Vom Papier zur Software: was sich wirklich ändert

Eine Excel-Tabelle kann einen Dienstplan darstellen. Sie kann nicht rechnen, ob nach der Spätschicht am Samstag die Frühschicht am Montag erlaubt ist, sie kennt keinen Tarifvertrag, und sie hängt an einer Pinnwand im Pausenraum, während das Team unterwegs ist. Den ehrlichen Vergleich haben wir in Dienstplan in Excel oder mit Software gezogen, mit dem Kostenrechner dazu.

Was eine Dienstplan-Software für den Handel können muss, ist überschaubar:

• den Wochenplan per Klick aus der Vorwoche übernehmen,
• Pausen, Ruhezeit und Höchstarbeitszeit beim Eintragen prüfen,
• den Plan als Link ans Team schicken, ohne App-Zwang und ohne Firmen-E-Mail (im Handel hat die Hälfte des Teams keine),
• die Zeiterfassung daneben führen, damit Plan und Ist verglichen werden können,
• Stunden pro Person und Monat zeigen, für Teilzeit, Minijob und Stundenkonto.

Squadra macht genau das und ist kostenlos bis zehn Mitarbeiter. Für Filialketten gibt es den Blick über mehrere Standorte. Und wenn Sie wissen wollen, was eine Stunde Personal Sie wirklich kostet, bevor Sie den Samstag doppelt besetzen: Mitarbeiterkosten-Rechner.

Der Dienstplan ist im Einzelhandel das Dokument, das am häufigsten geändert wird und am seltensten stimmt. Die Regeln oben ändern sich nicht. Was sich ändern lässt, ist, wo sie geprüft werden: vorher im Plan oder nachher beim Prüfer.