Dienstplan im Einzelhandel: für jede Branche die passende Planung

Was das Arbeitszeitgesetz jedem Dienstplan im Handel vorgibt

Ruhepausen: Bei mehr als sechs und bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten geteilt werden, und niemand darf länger als sechs Stunden hintereinander ohne Pause arbeiten (§ 4 ArbZG). Im Dienstplan heißt das: Wer 6 Stunden und 15 Minuten eingetragen ist, braucht eine Pause, wer genau 6 Stunden arbeitet, nicht.

Ruhezeit: Nach Ende der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Die Verkürzung auf zehn Stunden, die das Gesetz für Gaststätten, Krankenhäuser oder Verkehrsbetriebe erlaubt, gilt nicht für den Einzelhandel. Wer am Samstag um 20 Uhr schließt, darf am Sonntag oder Montag also nicht vor 7 Uhr wieder eingeplant sein.

Dazu kommen die regionalen Tarifverträge des Einzelhandels und die Ladenöffnungsgesetze der Länder, die je nach Bundesland unterschiedlich sind. Was davon für Ihren Laden gilt, steht im Tarifvertrag Ihrer Region, nicht in einer Software.

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Woran Dienstpläne im Laden in der Praxis scheitern

Nicht an bösem Willen, sondern an der Arithmetik. Eine Schicht wird um eine Viertelstunde verlängert, um den Andrang abzufangen, und kippt über die Sechs-Stunden-Grenze. Eine Mitarbeiterin schließt am Freitag und öffnet am Samstag, auf dem Papier ein normaler Plan, in Stunden gerechnet weniger als elf Stunden Ruhezeit. Die Pause steht im Plan, wird abgezogen, aber nie genommen.

Im Handel kommt die Mischung aus Vollzeit, Teilzeit und Minijobs dazu, die Samstagsrotation, die niemand freiwillig übernimmt, und die Saison, in der jeder Plan zweimal umgeworfen wird. Eine Excel-Tabelle rechnet das alles nicht nach. Sie zeigt nur, was jemand eingetippt hat.

• Arbeitszeitmanagement im Handel: der komplette Leitfaden
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So plant Squadra für den Handel

Der Wochenplan wird im Raster gebaut, die Vorwoche mit einem Klick kopiert, die Pausen stehen sichtbar im Plan statt nur im Kopf. Das Team bekommt den Plan als Link per WhatsApp oder SMS: kein Konto, keine App, keine E-Mail-Adresse nötig, und der Plan bleibt auch ohne Netz lesbar. Wer möchte, schaltet die Zeiterfassung dazu, mit Stempeluhr auf dem iPad oder am Handy; wer nur planen will, lässt sie aus.

Der Preis ist eine Pauschale: kostenlos bis 10 Mitarbeiter, danach 29 Euro pro Monat für das ganze Unternehmen, unbegrenzt viele Mitarbeiter und Filialen. Er steigt nicht mit jeder Einstellung und nicht mit jeder Saisonkraft.

• Kostenlose Dienstplan-Software bis 10 Mitarbeiter
• Kostenlose Rechner: Überstunden, Stundenkonto, Excel-Kosten
• Preise im Detail

Häufige Fragen zum Dienstplan im Einzelhandel

Wie lange darf im Einzelhandel ohne Pause gearbeitet werden?

Höchstens sechs Stunden am Stück. Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind insgesamt mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten (§ 4 Arbeitszeitgesetz).

Wie viel Ruhezeit muss zwischen zwei Schichten liegen?

Mindestens elf Stunden ununterbrochen nach Ende der täglichen Arbeitszeit (§ 5 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz). Die Ausnahme mit zehn Stunden gilt für Gaststätten, Krankenhäuser, Verkehrsbetriebe, Rundfunk und Landwirtschaft, nicht für den Einzelhandel.

Kann ich den Dienstplan ohne App an mein Team schicken?

Ja. Squadra teilt den Wochenplan als Link per WhatsApp oder SMS. Die Mitarbeiter öffnen ihn ohne Konto, ohne App und ohne E-Mail-Adresse, und er bleibt auch ohne Netz lesbar.

Was kostet Dienstplan-Software für den Einzelhandel?

Bei Squadra ist die Nutzung bis 10 Mitarbeiter kostenlos, danach kostet sie 29 Euro pro Monat pauschal für das ganze Unternehmen, egal wie viele Mitarbeiter und Filialen. Die meisten anderen Anbieter rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab, die Rechnung wächst also mit jeder Einstellung.