Registro de jornada obligatorio: qué exige la ley y cómo cumplirlo en una tienda

Qué dice exactamente la ley

Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa en España tiene que llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. Lo impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. La obligación es la misma para una cadena de cien tiendas y para una panadería con dos empleados.

El texto pide tres cosas concretas:

1. Un registro diario que incluya la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona. No vale un cuadrante teórico ni una firma semanal.
2. Conservar los registros cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
3. Organizar el sistema mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de la plantilla.

Dos obligaciones anteriores siguen vigentes y se suman a esta. Para los contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4 c) exige registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar copia del resumen al trabajador junto con la nómina. Para las horas extraordinarias, el artículo 35.5 pide registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo fijado para el pago, con copia del resumen en el recibo correspondiente.

Qué pasa si no se lleva

No llevar el registro, o llevarlo mal, es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). La multa va de 751 a 7.500 euros según el grado: de 751 a 1.500 en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo.

Lo que cuesta más que la multa es lo que viene con ella. Sin registro, la Inspección da por buenas las horas que declara el trabajador, y un despido o una reclamación de horas extra se pierde por falta de prueba. El registro protege a la empresa tanto como al empleado.

Qué vale como registro y qué no

La ley no impone un sistema. Papel, hoja de cálculo, aplicación móvil, tableta en el mostrador: todo vale si el registro es objetivo, fiable y accesible, la fórmula del Tribunal de Justicia de la UE en la sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto Deutsche Bank) que recoge la guía del Ministerio de Trabajo. Ahí es donde el papel y el Excel fallan en la práctica:

• Una hoja rellenada el viernes con las horas de toda la semana no es un registro diario, es una reconstrucción.
• Una celda de Excel que cualquiera puede corregir después no es inmodificable.
• Un cuadrante donde todo el mundo entra a las 10:00 y sale a las 20:00 exactas, día tras día, es lo primero que un inspector pone en duda.

Las pausas no tienen que registrarse obligatoriamente, pero la guía del Ministerio recomienda hacerlo cuando no cuentan como tiempo de trabajo: si no, la jornada registrada parece más larga de lo que es y las horas extra aparecen solas. En comercio, donde la pausa de la comida rara vez se hace a la misma hora dos días seguidos, registrarla es la única forma de que el total mensual cuadre. Sobre qué pausas exige la ley, tiempo de descanso legal en el trabajo.

Y el registro debe existir también fuera de la tienda: un empleado que hace el reparto, el que va a recoger género al proveedor, la responsable que cierra caja desde casa. Cada uno de esos minutos tiene que quedar registrado.

Cómo montarlo en una tienda sin convertirlo en un problema

Un sistema que funciona en comercio cumple cuatro condiciones:

Ficha quien trabaja, en el momento. No el encargado por todos al final del día. Cada persona marca su entrada y su salida, desde el móvil o desde una tableta en la tienda. Con dos o tres personas por turno, una tableta en el mostrador con un código por persona es lo más rápido; cuando el equipo se mueve entre tiendas o hace repartos, el fichaje desde el teléfono evita las horas olvidadas.

El registro y el cuadrante se hablan. Si el turno previsto es de 10:00 a 18:00 con una hora de comida, y la persona ficha 9:55 y 18:20, el sistema debe mostrar la diferencia, no esconderla. Ese cuarto de hora repetido veinte días al mes son cinco horas: o se pagan, o se compensan, o se corrige el cuadrante. Es exactamente lo que alimenta el banco de horas.

Nadie retoca sin dejar huella. Una entrada olvidada se corrige, claro. Pero la corrección queda registrada: quién la hizo, cuándo y qué valor había antes. Es lo que convierte un registro en prueba.

El trabajador puede verlo. La ley lo pide, y además evita la discusión de fin de mes: cada persona consulta sus horas del mes en su teléfono, con el resumen que acompaña a la nómina en los contratos a tiempo parcial.

Los tres errores que la Inspección encuentra primero

1. Registrar la jornada teórica. El sistema copia el cuadrante y lo llama registro. Si todos los días son idénticos al minuto, no hay registro.
2. Olvidar a los que no están en la tienda. Responsable de zona, repartidor, persona en formación fuera del centro.
3. No conservar. Cambiar de aplicación o de gestoría y perder dos años de registros. Los cuatro años de conservación corren para cada día registrado; exporta y guarda antes de cambiar de herramienta.

Qué hacer esta semana

Si hoy no tienes registro, o lo tienes en papel, el orden razonable es este: elegir el sistema y consultarlo con la representación de la plantilla si la hay; darlo de alta con el cuadrante real de cada persona, incluidas las pausas; empezar a fichar un lunes; al final del primer mes, comparar previsto y fichado persona por persona, y corregir el cuadrante o pagar la diferencia. En migrar del fichaje en papel al digital en 48 horas está el detalle paso a paso.

Squadra lleva el cuadrante y el registro de jornada en el mismo sitio, con fichaje desde el móvil o desde una tableta, historial de correcciones y exportación para la gestoría. Es gratis hasta 10 empleados.