Cuadrante de turnos en comercio: las reglas, tres modelos que funcionan y los errores de cada mes

Las reglas que todo cuadrante de comercio tiene que respetar

Antes de repartir turnos, conviene tener delante las seis reglas del Estatuto de los Trabajadores que más cuadrantes de tienda incumplen sin saberlo. Tu convenio provincial de comercio, o el de grandes almacenes, puede mejorarlas, nunca empeorarlas.

40 horas semanales de promedio en cómputo anual (art. 34.1). La jornada máxima legal se mide en promedio anual, no semana a semana. Una semana de 44 horas en rebajas es legal si el año cierra en 40 de media, siempre que el convenio o el pacto lo permitan.

Distribución irregular con preaviso de cinco días (art. 34.2). Sin acuerdo, la empresa puede distribuir de forma irregular hasta el 10 % de la jornada anual. La persona debe conocer el día y la hora de la prestación con un preaviso mínimo de cinco días. Un cuadrante publicado el sábado para el lunes no cumple.

Doce horas entre jornadas y nueve horas ordinarias al día (art. 34.3). Entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente, al menos 12 horas. Quien cierra a las 21:30 no puede abrir a las 9:00 del día siguiente. Las horas ordinarias diarias no pasan de nueve, salvo que el convenio fije otra distribución respetando el descanso.

Pausa de 15 minutos en jornadas continuadas de más de seis horas (art. 34.4). Y de 30 minutos a partir de cuatro horas y media para menores de 18 años. Que cuente o no como tiempo de trabajo depende del convenio o del contrato.

Día y medio de descanso semanal (art. 37.1). Ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta 14 días; dos días para menores. En comercio suele ser la tarde del sábado o el lunes más el domingo, pero la ley no fija cuáles.

Calendario laboral a la vista (art. 34.6). La empresa elabora cada año el calendario laboral y lo expone en un lugar visible del centro de trabajo.

A esto se añade el trabajo nocturno (entre las 22:00 y las 6:00, art. 36), que en comercio afecta a inventarios y montajes de campaña, y las aperturas en domingos y festivos, que regula cada comunidad autónoma en su ley de horarios comerciales y compensa el convenio. El detalle de qué mirar en tu texto está en convenio colectivo del comercio: tiempo de trabajo.

Empieza por la afluencia, no por la disponibilidad

El error de base en casi todas las tiendas: el cuadrante se construye desde lo que cada persona puede o quiere hacer, y la afluencia se mira después. El resultado es conocido: tres dependientas el martes por la mañana y una sola el sábado a las 17:00.

Dale la vuelta. Saca los tickets o el contador de entradas de las últimas ocho semanas y apunta, por día y por hora, cuánta gente hubo. Aparecen tres bloques:

1. Apertura y cierre. Una persona llega antes de abrir (caja, reposición, luces), otra se queda al cerrar. En comercio casi nunca es la misma, por la regla de las 12 horas.
2. La punta. Sábado de 11:00 a 14:00 y de 17:00 a 20:30, el viernes por la tarde, y en alimentación la salida del trabajo entre semana. Aquí todo el mundo está en sala: nada de inventario, ni formación, ni papeleo.
3. Las horas valle. Martes y miércoles por la mañana. Ahí van la recepción de mercancía, los cambios de escaparate, los pedidos y las pausas largas de la gente a jornada completa.

Con esto delante, la persona de 40 horas no necesita cinco días iguales. Dos días largos en la punta, tres más cortos, y el sábado rotando para que nadie los haga todos.

Los tres modelos de cuadrante que funcionan en tienda

Rotativo. Cada persona tiene un patrón semanal fijo que se repite cada dos, tres o cuatro semanas, con el sábado rotando. El equipo sabe con meses de antelación cuándo libra. Funciona en tiendas con afluencia estable.

Base fija más refuerzos. Las personas a jornada completa cubren un esqueleto fijo; las de tiempo parcial cubren las puntas. Es el estándar en moda y perfumería. Ojo con las horas complementarias del tiempo parcial: solo si están pactadas por escrito, con un preaviso mínimo de tres días salvo que el convenio diga otra cosa (art. 12.5).

Jornada partida. Mañana y tarde con una pausa larga en medio. Legal, poco querida por el equipo, y solo sostenible si la distancia a casa lo permite. Para los menores de 18 años, recuerda además que no pueden hacer horas extra ni trabajar de noche.

Sea cual sea el modelo, escribe la pausa en el cuadrante. Un turno de 10:00 a 19:00 sin pausa anotada parece de nueve horas y es de ocho: esa hora es la que falta a fin de mes en el banco de horas cuando el fichaje la descuenta y el cuadrante no la conoce.

Dónde se rompen los cuadrantes de comercio

Cinco situaciones que se repiten cada mes:

• La baja del sábado por la mañana. ¿Quién entra sin pasar de nueve horas ni romper las doce de descanso? Si el cuadrante está en un papel en el almacén, nadie lo sabe. Si el equipo lo ve en el móvil, se resuelve en cinco minutos sin cadena de WhatsApp.
• El cambio entre compañeras. Se cambian el viernes por el lunes. Legítimo, pero solo si la encargada lo ve; si no, el registro de jornada y el cuadrante dejan de coincidir.
• El turno que se alarga. A las 18:45 llega un pedido y la persona se queda hasta las 19:30. Seis horas se convierten en seis y tres cuartos: ahora tocaba pausa, y esos 45 minutos son hora extra o banco de horas, nunca aire.
• El cuadrante publicado tarde. Cambios el jueves para el lunes: cinco días de preaviso rotos, y el primero que lo señala es el delegado.
• El festivo sin compensar. Se planifica la apertura del domingo y se olvida el descanso compensatorio que marca el convenio.

Estos casos aparecen después en el registro de jornada, si hay suerte, y en la Inspección si no. Un cuadrante que comprueba las reglas al anotar el turno los enseña antes.

Del papel al software: qué cambia de verdad

Una hoja de cálculo dibuja un cuadrante. No calcula si tras el cierre del sábado se puede abrir el lunes, no conoce tu convenio y vive en un corcho mientras el equipo está en la calle. La comparación honesta está en planificación en Excel o con software, con la calculadora del coste de Excel.

Lo que un programa de cuadrantes para comercio tiene que hacer cabe en cinco líneas: copiar la semana anterior con un clic; avisar de pausas, descanso de 12 horas y máximos al anotar el turno; enviar el cuadrante como enlace, sin obligar a instalar una app ni a tener correo de empresa, porque en tienda la mitad del equipo no lo tiene; llevar el fichaje al lado, para comparar previsto y real; y mostrar las horas por persona y por mes, para el tiempo parcial y el banco de horas.

Squadra hace eso y es gratis hasta 10 empleados. Para saber lo que cuesta de verdad una hora de sala antes de doblar el sábado, la calculadora del coste de un empleado; para las horas de más, la calculadora de horas extra.