Le coût caché d'Excel pour gérer les plannings en commerce
Combien un commerce perd-il vraiment à gérer ses plannings et ses pointages sous Excel ? Notre analyse, basée sur les moyennes du retail et les retours de plus de 80 commerces.
près de 2 mois
de travail par manager et par an, passés sur les plannings et la paie sous Excel
Les 3 postes de coût cachés
Gérer un planning et des pointages sous Excel a l'air gratuit. En réalité, trois postes de coût pèsent lourd, année après année.
1. Le temps des managers
Un manager passe en moyenne 6 heures par semaine à construire les plannings, recompter les heures et préparer la paie sous Excel. Sur une année, cela représente près de 282 heures, soit presque deux mois de travail. Au coût horaire chargé d'un manager (environ 35 € de l'heure), c'est de l'ordre de 9 900 € par an et par manager.
2. Les erreurs de pointage payées
Sans pointage fiable, les heures sont saisies à la main : oublis, arrondis à l'avantage de l'un ou de l'autre, doublons. On estime qu'environ 5 % des heures payées ne correspondent pas aux heures réellement faites. Sur une masse salariale de plusieurs centaines de milliers d'euros, cela chiffre vite.
3. La fraude au pointage
Pointage pour un collègue, oubli volontaire de sortie, pauses non décomptées : la fraude représente en moyenne 1 à 1,5 % de la masse salariale. Difficile à détecter sur un tableur, elle disparaît avec un pointage horodaté et contrôlé.
Exemple chiffré : un commerce de 20 salariés
Pour un commerce de 20 salariés avec 2 managers et un salaire moyen de 2 200 € brut par mois :
| Poste | Coût annuel estimé |
|---|---|
| Temps managers (2 × 6h/sem) | ~19 700 € |
| Erreurs de pointage (5 %) | plusieurs milliers d'euros |
| Fraude (1 à 1,5 %) | plusieurs milliers d'euros |
Le temps des managers, à lui seul, représente déjà l'équivalent d'un salaire à mi-temps. Les erreurs et la fraude s'ajoutent par-dessus. Pour chiffrer votre propre situation, utilisez notre calculateur du coût d'Excel.
Notre méthodologie
Ces chiffres sont des estimations basées sur les moyennes du commerce de détail (temps manager confirmé par plusieurs études sectorielles) et sur les retours de plus de 80 commerces utilisateurs de Squadra. Ce ne sont pas des données d'enquête déclarative : ajustez chaque paramètre à votre réalité dans le calculateur pour obtenir votre chiffre.
Ce que ça change avec un logiciel
Un logiciel de planning relie le planning et le pointage : les heures se comptent seules, les erreurs et la fraude disparaissent, et le temps manager fond. Découvrez le logiciel de planning gratuit (jusqu'à 10 salariés) et le comparatif Excel ou logiciel.