Glosario de planificación y fichaje retail
Los 15 términos clave para gestionar equipos en tienda.
Planificación
Documento que distribuye las horas de trabajo de cada empleado en una semana o un mes.
En retail multi-tienda, la planificación indica quién trabaja cada día, en qué tienda y en qué franjas horarias. En España, debe publicarse con un mínimo de 7 días de antelación (Ley 8/2019 sobre registro horario).
Fichaje
Registro de la hora de entrada y salida de un empleado.
El fichaje se realiza por tarjeta, aplicación móvil o iPad kiosko. Para tener valor legal en caso de litigio, debe estar sellado por el servidor (no por el dispositivo) e idealmente acompañado de foto y geolocalización. Obligatorio en España desde la Ley 8/2019.
Banco de horas
Saldo acumulado de las horas trabajadas comparado con el contrato.
Si un empleado ha trabajado 38h con un contrato de 35h, su banco está en +3h. Si ha trabajado 32h, está en -3h. Permite suavizar las variaciones de actividad sin pagar horas extra inmediatamente. Regulado por convenio colectivo.
Recuperación (TOIL)
Tiempo de descanso tomado en lugar de pago por horas extra.
Cuando un empleado supera las horas de contrato, el empresario puede compensar con descanso en lugar de pago de horas extra. La ratio suele ser 1 a 1 con incrementos según convenio.
Horas extra
Horas trabajadas por encima de la jornada ordinaria (40h en España).
En España, las horas extra están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores. Pago mínimo igual al valor de la hora ordinaria. Limitadas a 80 horas anuales por trabajador, salvo convenio colectivo más favorable.
Anualización del tiempo de trabajo
Distribución del tiempo de trabajo a lo largo del año en lugar de por semana.
Sobre un período de referencia (a menudo 12 meses), la duración media semanal se mantiene en la jornada contractual. Permite alternar semanas altas y bajas sin generar horas extra. Requiere acuerdo colectivo.
Contrato a tiempo parcial
Contrato con jornada inferior a la de un trabajador a tiempo completo comparable.
Las horas complementarias deben estar pactadas y no pueden superar el 30% de la jornada. Squadra gestiona los porcentajes y alerta antes del exceso.
Convenio colectivo
Acuerdo entre patronal y sindicatos que rige un sector.
En España, los convenios más comunes para retail son los del comercio (Convenios provinciales) o de hostelería. Definen salarios mínimos, vacaciones suplementarias, primas y reglas de pausa.
Pausa
Interrupción obligatoria del trabajo cuando el empleado lleva 6 horas consecutivas.
Mínimo legal en España: 15 minutos después de 6h continuas (Estatuto art. 34.4). Generalmente no remunerada salvo acuerdo o convenio más favorable.
Vales de comida (tickets restaurante)
Vale-restaurante cofinanciado por el empresario, utilizable como medio de pago.
Valor 2026 en España: hasta 11 € por día laborable, exento de cotización si se entrega en formato vale-tarjeta. Se asigna por día de presencia efectiva superior a 4h. Squadra calcula automáticamente los derechos.
iPad kiosko
Modo tableta dedicado al fichaje de los empleados en una tienda.
El iPad permanece enchufado en tienda, muestra una única página de fichaje protegida por token. Los empleados se identifican por PIN y hacen un selfie sellado. Anti-fraude: un empleado no puede fichar por otro, el sello horario viene del servidor, no del dispositivo.
Anomalía de fichaje
Discrepancia significativa entre el turno planificado y el fichaje real.
Ejemplos: llegada +15 min tarde, salida antes del final del turno, olvido de fichar la salida. Squadra detecta automáticamente y exige una justificación escrita al empleado o al manager.
Exportación de nómina
Archivo CSV o API que transmite las horas trabajadas al software de nómina.
Squadra exporta hacia Payfit, Lucca, Silae, Factorial. El archivo contiene: horas normales, horas extra con recargo, vacaciones, bajas, recuperaciones consumidas, primas. A revisar cada mes por el gestor de nómina.
Vacaciones retribuidas
Derecho a 30 días naturales de vacaciones por año trabajado en España.
Calculadas conforme al Estatuto de los Trabajadores. Sujetas a validación del manager. La paga se entrega como si el empleado hubiera trabajado.
Multi-tienda
Capacidad de la herramienta de planificación para gestionar varias tiendas con managers distintos.
Cada manager ve su(s) tienda(s) asignada(s), los empleados afiliados, los fichajes locales. Los informes se consolidan a nivel dirección. Squadra soporta un número ilimitado de tiendas sin coste extra (29 € al mes fijo).