Glossar Dienstplanung und Zeiterfassung Einzelhandel
Die 15 wichtigsten Begriffe für die Personalverwaltung im Einzelhandel.
Dienstplan
Dokument, das die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters über eine Woche oder einen Monat verteilt.
Im Multi-Filial-Einzelhandel zeigt der Dienstplan, wer wann in welcher Filiale arbeitet. Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Zeiterfassung in Deutschland verpflichtend für alle Arbeitgeber.
Zeiterfassung
Aufzeichnung der Ankunfts- und Abfahrtszeit eines Mitarbeiters.
Seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. iPad-Kiosk mit Foto und GPS bietet die höchste Beweiskraft.
Stundenkonto
Kumulierter Saldo der gearbeiteten Stunden im Vergleich zum Vertrag.
Wenn ein Mitarbeiter 42 Stunden bei einem 40-Stunden-Vertrag gearbeitet hat, steht sein Konto bei +2 Stunden. Ermöglicht den Ausgleich von Aktivitätsschwankungen ohne sofortige Überstundenbezahlung. Geregelt durch Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.
Freizeitausgleich
Ruhezeit anstelle der Bezahlung von Überstunden.
Wenn ein Mitarbeiter seine Vertragsstunden überschreitet, kann der Arbeitgeber mit Ruhezeit statt mit Überstundenvergütung kompensieren. Verhältnis 1:1 oder mit Zuschlag je nach Tarifvertrag.
Überstunden
Stunden, die über die vertragliche Wochenarbeitszeit hinaus gearbeitet werden.
In Deutschland gibt es keine gesetzliche Mehrarbeitsvergütung; Zuschläge sind tariflich oder einzelvertraglich geregelt. Maximale Arbeitszeit: 8 Stunden täglich, ausnahmsweise 10 Stunden mit Ausgleich (ArbZG § 3).
Arbeitszeitkonto
Konto, auf dem Plus- und Minusstunden über einen längeren Zeitraum gesammelt werden.
Über einen Bezugszeitraum (oft 12 Monate) bleibt die durchschnittliche Wochenarbeitszeit konstant. Ermöglicht den Wechsel zwischen vollen und ruhigen Wochen ohne Überstundenzuschläge. Erfordert eine Betriebsvereinbarung.
Geringfügige Beschäftigung (Minijob)
Beschäftigung bis 538 €/Monat (2026) ohne Sozialversicherungspflicht des Arbeitnehmers.
Sehr verbreitet im Einzelhandel und Gastronomie. Squadra verwaltet die monatlichen Stundengrenzen automatisch und warnt vor Überschreitung der Schwelle.
Tarifvertrag
Vereinbarung zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften, die einen Sektor regelt.
Im deutschen Einzelhandel sind die wichtigsten Tarifverträge die des Einzelhandels (regional). Sie regeln Mindestgehälter, zusätzlichen Urlaub, Prämien und Pausenregeln.
Pause
Verpflichtende Arbeitsunterbrechung bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden.
Gesetzliches Minimum in Deutschland: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (ArbZG § 4). Üblicherweise unbezahlt, sofern keine günstigere Vereinbarung besteht.
Essensgutscheine (Sodexo, Edenred)
Restaurantgutscheine, vom Arbeitgeber mitfinanziert, als Zahlungsmittel verwendbar.
In Deutschland steuerfrei bis 7,23 € pro Arbeitstag (2026). Squadra berechnet die Ansprüche automatisch.
iPad-Kiosk
Tablet-Modus, der ausschließlich der Zeiterfassung der Mitarbeiter in einer Filiale dient.
Das iPad bleibt in der Filiale eingesteckt und zeigt eine einzige Token-geschützte Erfassungsseite. Mitarbeiter melden sich mit PIN an und machen ein Selfie mit Zeitstempel. Betrugssicher: Ein Mitarbeiter kann nicht für einen anderen stempeln, der Zeitstempel kommt vom Server, nicht vom Gerät.
Zeiterfassungs-Anomalie
Signifikante Abweichung zwischen geplanter Schicht und tatsächlicher Erfassung.
Beispiele: Ankunft +15 Min. zu spät, Gehen vor Schichtende, vergessenes Ausstempeln. Squadra erkennt dies automatisch und verlangt eine schriftliche Begründung vom Mitarbeiter oder Manager.
Lohn-Export
CSV-Datei oder API, die die gearbeiteten Stunden an die Lohnsoftware übermittelt.
Squadra exportiert nach DATEV, Lexware, Sage oder generischem CSV. Die Datei enthält: Normalstunden, Überstunden mit Zuschlägen, Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich, Prämien. Monatlich vom Lohnbuchhalter zu prüfen.
Urlaub
Gesetzlicher Mindesturlaub: 20 Werktage pro Jahr bei 5-Tage-Woche in Deutschland.
Geregelt durch das Bundesurlaubsgesetz. Anspruch nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit. Übertragung ins Folgejahr nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Tarifverträge sehen oft mehr Urlaubstage vor (25-30).
Multi-Filiale
Fähigkeit des Dienstplanungstools, mehrere Filialen mit unterschiedlichen Managern zu verwalten.
Jeder Manager sieht seine zugewiesenen Filialen, die zugehörigen Mitarbeiter, die lokalen Erfassungen. Berichte werden auf Zentralebene konsolidiert. Squadra unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Filialen ohne Mehrkosten (29 € pro Monat pauschal).